启东市政协机关档案工作制度
发表日期：2023-09-13 15:53:20
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为了加强政协机关档案管理，规范档案收集、整理工作，有效保护和利用档案，提高档案信息化建设水平，更好地为政协工作服务，根据《中华人民共和国档案法》（以下简称《档案法》）有关规定，特制订本制度。
一、档案管理
（一）市政协机关档案工作由办公室主管，对本机关档案工作进行统筹规划，组织协调，实施指导和监督。
（二）机关档案室隶属办公室秘书科。秘书科负责收集、整理、管理本机关所形成的各种门类、不同载体的档案，积极开展档案利用工作。档案工作人员应忠于职守，遵守纪律，掌握专业知识，不断提高档案管理水平。
（三）各委室形成的应当归档的材料，要按规定时间移交档案室，集中管理，任何个人不得拒绝归档或者占为己有。
（四）机关全体工作人员应自觉按照《档案法》要求，积极配合档案人员工作，共同做好文件材料的形成、积累、归档和安全、保密工作。
二、档案整理归档
（一）归档范围。凡是记述和反映本机关工作活动的具有保存价值的各种门类和载体的文件材料均属归档范围。具体范围按国家档案局制定的《机关文件材料归档和不归档的范围》和其他档案管理办法的有关规定执行。主要分为文书档案、声像档案、实物档案，其中文书档案主要包括各类发文、收文、会议纪要（记录）及相关会议文件材料、重要文件材料、经领导签发的红头文件等。
（二）归档时间。一般应于次年三月底前立卷归档完毕，各委室应于次年二月底前将应归档材料交至档案室。
（三）归档要求。归档的文件材料必须收集齐全、完整、加以系统整理，符合案卷质量标准，便于保管和利用。永久、长期案卷内文件材料，凡有圆珠笔、铅笔、彩色墨水或复写、复印等不耐久字迹的必须进行复制。复制件同原件一并立卷、归档。案卷装订要整齐美观，封面、卷内目录、备考表要按规定填写，字迹要工整、清晰，案卷标题要简明、确切，符合要求。
（四）归档份数。本机关发文一般归档三份，其中一份归入相应门类档案，另一份编制“市政协机关发文汇编”。电子档案脱机保存3套，一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保管。其他各类档案均归档一份。
三、档案保管
（一）设立专门档案室，集中统一管理本机关各种门类、载体的全部档案和有关资料。
（二）库房要保持整洁、档案柜箱排列整齐统一。档案按不同门类、载体分别存放，同一门类档案按年度的次序排列。档案柜要放置指引卡，做到醒目，存取方便。
（三）档案室要加强保护措施，做到防盗、防光、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫。档案室内严禁吸烟，不准存放易燃、易爆等杂物。
（四）及时做好档案资料的收进和移出登记，建立健全档案工作基本情况台账。
（五）定期检查档案的保管状况，对破损或变质的档案及时修补、复制或作其它技术处理。
（六）定期检查档案保管设施，做好设备维护工作，确保器械正常运行。
四、档案鉴定销毁
（一）对已到保管期限的档案，应逐卷逐件进行鉴定；具有继续保存价值的档案材料，要重新确定保管期限，组卷保存；确已失去保存价值的档案材料，要编制销毁清册一式两份，报办公室主任和秘书长批准后方可销毁。
（二）鉴定工作原则上每年进行一次，销毁档案，必须在指定地点由两个以上专人监销，并在销毁清册上签署姓名和销毁日期。
（三）未经办公室主任和秘书长审核批准，任何个人不得擅自销毁各类档案材料。
五、档案移交
档案整理归纳完成后，一套放在单位档案室，另一套及时移交市档案馆。在市档案馆的指导下，积极推进电子档案管理信息系统建设，并采取措施保障档案信息安全。
