启东市政协机关文件管理工作制度
发表日期：2023-09-13 16:26:38
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为进一步加强市政协机关文件管理工作制度化、规范化、科学化建设，提高办文速度和办文质量，充分发挥文件在市政协机关各项工作中的指导作用，根据党政机关公文处理工作条例和保密法的有关规定，结合我办实际，特制定本制度。
一、文件管理内容
上级党政机关、上级政协来文；同级单位来文；本单位上报下发的各种文件、资料；各类内部传真、电报、通知和电子邮件等。
二、来文管理
（一）文件的签收。签收文件由办公室秘书科专人负责，签收文件时，要对文件的份数、标题等内容逐份清查核对。
（二）文件的登记。对收到的文件，要分类逐件进行电子登记。登记项目一般包括收到日期、顺序编号、来文单位、发文字号、文件标题。参加各种会议带回的文件、材料，在传达、汇报结束后应交秘书科保管，个人不得留存。
（三）文件的阅批。所有文件实行专人专办，统一管理。每件文件应进入OA系统，由秘书科根据文件内容和性质做好阅批单，根据程序流转。重要文件或急件应立刻呈送或电话报告办公室主任、秘书长，阅批或得到电话指示后，送承办相关人员阅办，个人对承办的文件必须认真负责，按规定期限迅速办理，不得拖延积压。
（四）文件的传阅。传阅文件应严格遵守传阅范围和时间规定，不得将文件带回家里阅读或随身携带到公共场所。阅批文件一般不得超过一天，阅后应签名并及时交给秘书科，不得横向传阅。如有领导“批示”、“拟办意见”，秘书科应督促有关人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。
（五）文件的催办。办公室秘书科科长负责文件办理催办、督办。所有文件均应做到件件有落实，事事有下文，转办要及时，催办有结果，杜绝积压误事。
（六）文件的借阅。办公室秘书科明确专人负责借阅手续。任何人借阅文件，均须向秘书科办理借阅手续，登记借阅时间和归还时间。借阅人必须做好保密工作，不得翻印和复印，不能转借他人。
（七）文件的清退。办公室秘书科应定期对事情已经办妥的本单位文件和上级要求限期清退的文件，进行收缴清退工作。如发现文件丢失，必须及时查明原因和责任者，并如实向领导报告。清退时要做好登记工作。
（八）文件的归档。公文办完后，应将文件交给秘书科归档，并保证文件的完整性。要坚持平时归档与年终归档相结合的原则，重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档。对已不具备归档和存查价值的文件，经办公室主任审核批准后，可以销毁的，进行销毁登记后，用碎纸机打碎或其它方法销毁。文件管理人员工作调动时，应将文件清理移交。
三、发文管理
（一）文件的草拟
文件一般由政协办公室秘书科起草，涉及条线的文件可由相关专委会起草。
草拟文件应注意：
1. 要符合国家的法律、法规，符合党和政府的方针、政策及有关规定，如提出新的政策规定，应加以说明。
2. 情况要确实，观点要明确，条理要清楚，层次要分明，文字要精炼，书写要工整，标点要准确，篇幅要力求简短。
3. 人名、地名、数字、引文要准确。时间应写具体的年月日。
4. 公文中的数字，除发文字号、统计表、计划表、序号、百分比、专用术语和其他必须用阿拉伯数码者外，一般用汉字书写。在同一公文中，数字的使用应前后一致。
5. 引用公文应注明发文时间、机关、标题和文号。
6. 用词要准确、规范。在使用简称时，应先用全称，并加以说明。不写不规范的字。
（二）文件的审核
文件审核分初核、复核、终核。
1. 文件初核
办公室秘书科科长负责对文件进行初核，并对文件中存在的法律政策、事实依据、行文规则、发文规格、公开方式等方面的问题负主要责任。
初核内容
（1）拟文内容是否符合国家法律法规、地方性法规、规章以及现行政策规定；
（2）拟文提出的措施、办法是否有可行性、操作性；
（3）拟文是否内容充实、数据真实、逻辑严密、结构清晰、用语准确，字词、标点符号是否规范；
（4）是否符合行文规则；
（5）文件种类、主送单位、抄送单位、发文范围、紧急程度、公开方式与程度是否准确。
文件初核后，初核人应签署姓名和完整日期，对初核后的文件草案负责。
2. 文件复核
文件初核后，委员会文件由相关委室主任复核，办公室文件由相关委室副主任复核。
复核内容包括初核的各个方面，同时还要核查
（1）是否有必要发文；
（2）发文规格是否准确。对于规格过高或过低的文件作出调整发文规格处理；
（3）文件种类、公开方式、主送单位、抄送单位、发文范围和印发数量、紧急程度等是否准确，附件材料是否完整；
文件复核后，复核人应签署姓名和完整日期，对复核后的文件草案负责。
3. 文件终核
委员会文件由秘书长终核，办公室文件由相关委室主任终核；
文件终核后，终核人应签署姓名和完整日期，对终核后的文件草案全面负责。
（三）文件的签发
委员会文件核稿后，由分管副主席会签，主席签发。
办公室文件核稿后，由办公室主任签发。
办公室印发政协委员会有关规定、意见、制度，向市委办报送或向市政府办提请办理主席会议建议案、有关界别建议案、协商意见或政协参加单位建议案、协商意见，政协全委会会议通知等，由秘书长签发。
（四）文件的制发与归档
相关文件经领导签发后，必须进行两次校对后，才能制发。
1. 校对。校对文件必须以签发稿为准，对文件文字、文种、密级等校对应绝对服从原稿。不得擅自变动已签发文件的内容。
文件起草人为第一校责任人，秘书科科长为第二校责任人，校对文件应认真、仔细，并注意保密。
2. 制发。文件应坚持特急公文优先于紧急公文，紧急公文优先于一般公文原则，做到准确、及时、安全制发公文。
（1）电子公文制发
电子公文制成后，按时限及时通过启东市政务电子公文处理系统平台分发，急件2小时内发出，一般文件半个工作日内发出。
涉密文件不得通过非涉密网络发送。
（2）纸质公文印发
涉密文件，必须报市委机要局统一印制。其他需要适当保密的资料，按涉密文件相关规定制成纸质发出，做到安全、保密。
纸质文件制成后按时限分发，急件半个工作日内发出，一般文件1个工作日内发出。
3. 归档。文件制成后，将文件原稿、成品一式3份及电子文件，按规定时间向办公室秘书科归档。
三、涉密文件的管理
（一）凡是市委办、市委机要局或市政府办机要室通知领取的文件，均应由办公室负责保密文件的专管员领取、接收、拆封，签收时必须逐件清点、核对，同时应单独登记。密件专管员必须是中共党员。
（二）涉密文件、资料和其他要求内部流转不公开的文件、资料，均按涉密文件、资料处理。由密件专管员做好阅批单后，专送秘书长阅签后，进入办理和流转环节。
（三）涉密文件、资料按规定范围或层级传达、阅读，不得擅自扩大范围，也不得向无关人员泄露文件内容。传阅涉密文件、资料，由密件专管员负责专夹专阅，并填写“涉密传阅单”，记载阅读时间和办理意见等。阅文者阅后签字并主动退回，严禁横向传阅。对急办的文件，由密件专管员专人负责及时催办。涉密文件应在办公室阅读，绝密级文件应当即阅即批即退，并有专人在场。
（四）绝密级文件原则上不得借阅。其他涉密文件、资料，如确因工作需要借阅的，要严格履行借阅审批手续。借阅人须提交书面申请，报秘书长同意后，到专职人员处办理借阅手续。借阅人对涉密文件、资料负有安全和 保密的责任，禁止复制、复印、摘抄、汇编；自觉做到按期归还，再用再借；严禁将涉密文件、资料带回家或带到其他公共场所。专职人员对借出的文件应按时限要求及时追回。
（五）按照规定应当清退的涉密文件、资料，原则上应按要求退回原制发的机关、单位。特殊情况的，应说明原因并报经原制发机关同意。
（六）需要销毁的涉密文件、资料，由密件专管员登记造册，报秘书长审批同意后方可销毁，不得擅自销毁。销毁时要履行清点手续，并到指定场所销毁，由两人以上监销，保证不丢失、不漏销。严禁将涉密文件、资料作为废品出售。对于违反文件管理制度并造成影响和损失的，视情节轻重，进行问责和追责。
